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KENDOX Scanning, Capturing

Das Einlesen, Bereinigen, Analysieren, Klassifizieren, Indexieren und Ablegen, aber auch das Einreihen von Papierbelegen in Workflow-Vorgänge kann ein arbeitsaufwändiger Prozess sein. Kendox bietet langjährig bewährte Softwarewerkzeuge für das Scannen und Verarbeiten von Papierbelegen. Das zentrale Modul ist dabei KENDOX SCAN, welches durch zusätzliche Software von KENDOX und KENDOX Technologiepartnern je nach Bedarf und Anwendungszweck ergänzt werden kann.

KENDOX SCAN

KENDOX SCAN ist die komfortable Lösung, um in Papierform vorliegende Dokumente automatisiert und schnell zu erfassen, gegebenenfalls zu trennen, zu klassifizieren, zu indizieren, allenfalls zu signieren und in beliebigen Archivsystemen abzulegen bzw. in Vorgangssysteme (Workflow) einzureihen. Ganze Dokumentenstapel können mit KENDOX SCAN in einem Arbeitsgang automatisiert verarbeitet werden.

Scannen oder einlesen
Es werden handelsübliche Scanner unterstützt, vom Low-Cost Handscanner bis hin zu A4- und A3-Scannern mit automatischem Papiereinzug. Alternativ kann vom Harddisk oder von Multifunktionsgeräten eingelesen werden. Verschiedene Scan-Parameter wie Helligkeit, Kontrast und Bildauflösung werden in vorlagenspezifischen Profilen hinterlegt. Ränder lassen sich automatisch entfernen, leere Seiten können beim Scannen ausgelassen werden. Neben dem Scannen von Dokumenten wird der Import bestehender Bilddateien in allen gängigen Formaten unterstützt.

Dokumententrennung
Beim Einscannen von Dokumentenstapeln bietet KENDOX SCAN verschiedene Möglichkeiten der Dokumententrennung. Dies reicht von einfacher Trennung nach Seitenzahl, über die Anwendung von Patch Codes und Trennblättern bis hin zu komplexen Verfahren aufgrund frei definierbarer Kriterien im Text.

Klassifizieren und einordnen
Die gescannten Dokumente werden aufgrund unterschiedlichster Attribute in Kategorien oder Klassen geordnet. Diese Attribute werden entweder manuell erfasst oder via OCR bzw. Barcode geliefert.

Belegdatenextraktion (Formulare und Freiform)
Mit dem KENDOX SCAN.FormsLight Modul kann die Belegdatenextraktion sehr einfach eingerichtet werden. Dabei werden Formulardefinitionen, Ankertexte, Freiform und benannte Erkennungselemente wie UID-Nummer, IBAN, ESR usw. Für die alternative Integration von externen Belegdatenextrakstionslösungen steht eine standardisierte Schnittstelle zur Verfügung. Diese unterstützt z.B. TCG FFS, insiders Smartfix usw.

Indizieren und Metadaten erfassen
Zu jedem Dokument können Indizes entweder interaktiv im Dialog erfasst, über OCR oder über eine Barcode- oder Formularerkennung aus definierten Bereichen zugesteuert werden. Auch die Verknüpfung von variablen Inhalten zu komplexen Indexbegriffen und Datenbankzugriffe zum Datenabgleich sind möglich.

Ausgeben, Archivieren und in den Workflow einordnen
Die Klassifizierungs- und Indizierungsinformationen werden an das Zielsystem übergeben. KENDOX SCAN eignet sich hervorragend als Vorstufe für die Archivierung und/oder die digitale Vorgangsverarbeitugn (Workflow) - sowohl für KENDOX InfoShare als auch für andere Systeme. Wahlweise können auch digitale Signaturen verwendet werden. Wahlweise werden volltextsuchbare PDF-Dokumente erstellt.

LPC ist KENDOX Certified Business Partner

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